05.04.2016

Система електронного документообігу (СЕД) працює в Адміністрації Президента України в режимі дослідної експлуатації з 2 лютого 2015 року. Сьогодні в ній зареєстровано понад 92 тисячі вхідних документів та 527 користувачів. Про це сьогодні на брифінгу повідомив заступник Глави Адміністрації Президента України, секретар Національної ради реформ Дмитро Шимків. Система суттєво підвищує продуктивність роботи службовця та дозволяє паралельно працювати над одним документом, уникати його дублювання та в найближчому майбутньому відмовитись від паперу.

«Шлях розробки системи не був простим і коротким. До впровадження СЕД співробітники АПУ не використовували активно електронну пошту для роботи, зберігали робочі документи на зовнішніх носіях і працювали з паперовими документами. Окрім незручності та неекономного використання ресурсів, це створювало реальні ризики безпеці інформації. Паперові документи в буквальному сенсі “проходили” сотні метрів чи навіть кілометри при опрацюванні», - сказав Дмитро Шимків.

Було проведено аналіз чинного документообігу, процесів проходження документів і розроблено формат оптимізації. Внутрішній ІТ-департамент АПУ розробив конфігурацію електронної системи, що відповідає українському законодавству та забезпечує ефективну роботу всієї організації. «Мало не вперше за історію України було оформлено авторські права на внутрішню розробку, які тепер належать державі. При цьому код є відкритим, що дозволить спеціалістам інших органів влади адаптувати систему під власні потреби», - зазначив заступник Глави АПУ.

Серед основних завдань, які дозволить вирішити СЕД, керівник IT-департаменту АПУ Роман Бородін, який провів презентацію системи для журналістів, виокремив такі:

«Підвищення оперативності опрацювання документів на 80%. Можливість спільної паралельної роботи над одним документом без його дублювання та паралельного існування різних версій документу. Швидкий пошук документу за номером, темою або контекстом. Призначення відповідального за виконання завдання. Відстеження усіх змін документів та авторів цих змін. Система надає доступ до розвинутої аналітики та звітності, які дозволяють аналізувати бізнес-процеси та ухвалювати ефективні управлінські рішення. Безпека та розмежування прав доступу. Збереження зелених насаджень планети шляхом зменшення використання паперу. Завершується підготовка планшетної версії системи для прискорення роботи над документами для керівників, які повинні бути мобільними, не прив’язуючись до робочого місця».

Система електронного документообігу була розроблена силами спеціалістів IT-департаменту АПУ і готова до передачі будь-яким державним органам для впровадження. За словами Дмитра Шимківа, для її налаштування потрібна лише політична воля керівників та наявність команди всередині інституції. «Зі свого боку ми готові надати методологічну підтримку та поділитись досвідом впровадження СЕД в Адміністрації Президента. Дуже часто в пресі лунають думки про те що, в Україні неможливо створити повноцінне електронне урядування. Моя відповідь критикам: ось система, вона готова, безкоштовна і реально наближає нашу державу до загальноприйнятих світових стандартів автоматизації управління інституціями», - підсумував заступник Глави АПУ.

Спеціально для того, аби донести більш повну інформації про СЕД, було створено веб-сайт sed.reforms.in.ua, на якому можна знайти описову та технічну інформацію про систему, включаючи показники продуктивності, описи процесів, можна побачити вигляд системи та яку аналітику використовує АПУ.

На цьому ж сайті можна зареєструватись на презентацію системи, яка відбудеться 10 березня в Українському Домі. На захід запрошують представників державних органів влади, компанії, що бажають допомагати державним органам з розгортанням системи, представників експертного середовища та журналістів.